Bir çox kanaldan sıx bir məlumat axının reallaşdığı, bazardakı məhsul və xidmət xüsusiyyətlərinin hər an dəyişə bildiyi, müştəri və istehlakçı şüurunun və gözləntilərinin davamlı artdığı bir mühitdə zamanın və zamanlama əhəmiyyəti müzakirə edilməz.
Zaman rəhbərliyi, xüsusilə idarəçilər baxımından böyük əhəmiyyət daşıyır. Kiçik və orta ölçülü iş sahibləri; bir gün içərisində marketinq, mühasibat, satış, idarəçilik kimi fərqli sahələrdə birdən çox rol boynuna götürmək vəziyyətində qalırlar.İş yerində keçirəcəkləri zamanı məhsuldar bir şəkildə qiymətləndirmədikləri təqdirdə, əvvəl şəxsi həyatlarında sonra da o qədər əmək və səylə qurduqları işlərində gözləmədikləri problemlərlə qarşılaşa bilirlər.
Öz işinizin müdiri olduğunuzda, hər hansı bir firmanın hər hansı bir işçisi kimi sizə verilmiş bir ediləcəklər siyahısı olmur. Bir gün içərisində nələr etməniz lazım olduğunu, bunların hansını təxirə sala biləcəyinizi və o gün ofisdən saat neçədə çıxacağınızı özünüz təyin edirsiniz.
24 saatınızı ofisdəki hər işə, hər telefona, hər probleın arxaınca qaçaraq keçirə bilər, sabahısı günə yorğun bir zehin və bədənlə başlaya bilərsiniz. Ya da bu gün, gününüzün yarım saatlıq bir qismini zaman rəhbərliyinə ayıraraq, sonrakı günlərinizi iş və şəxsi həyatınızın tarazlığında keçirə bilərsiniz.
Zamanınızı necə keçirdiyinizin şüurunda olmaq, zamanı idarə etməyin ən əhəmiyyətli addımlarından biridir.
ZAMANINIZI ALAN FAKTORLARA BİR NƏZƏR SALAQ:
TELEFON DANIŞIQLARI
DAĞINIQ STOL VƏ SƏNƏDLƏRİN SIXLIĞI
İNTERNET GƏZİNTİLƏRİ
ELEKTRON POÇT TIXACI
GÖZLƏNİLMƏZ UĞURSUZLUQLAR
ZAMANSIZ QONAQLAR
SAATLARLA DAVAM EDƏN GÜNORTA YEMƏKLƏRİ
Sizin zaman oğrularınız hansılardır? Şəxsi telefon danışıqlarınız nə qədər vaxtınızı alır? Elektron poçtlarınıza nəzarət etmək və cavab vermək üçün hər gün neçə saatınızı xərcləyirsiz?
Əvvəlcə gündəlik işlərinizi bir kənara qeyd edin. Gün ərzində heç bir şeyə vaxtınızın qalmadığından şikayətlənərkən, əslində ofisdə etdiyiniz bir çox şeyin işinizlə əlaqədar olmadığını fərq edəcəksiniz. Məsələn fərdi bir telefon danışması, o anda fikrinizi cəmlədiyiniz işdən sizi qoparacaq, söhbətin ardından eyni işə yenidən fikrinizi cəmləmək yenə vaxtınızı alacaq.
İşlərinizi qabağa salın: "Təcili" tələyə düşməyin!
Stephen Covey'in zaman matrixi, işlərinizi qabağa salma ilə əlaqədar düşülən səhvləri açıqca ortaya qoyur. Əvvəlcə gün ərzində etməmiz lazım olanları aşağıdakı maddələrə görə qruplandıraq:
"TƏCİLİ" VƏ "ƏHƏMİYYƏTLİ"
"TƏCİLİ DEYİL" AMMA "ƏHƏMİYYƏTLİ"
"TƏCİLİ" AMMA "VACİB DEYİL"
"TƏCİLİ DEYİL" VƏ "VACİB DEYİL"
Ediləcəklər siyahınızda təcili və əhəmiyyətli olan işlər hər zaman ilk sıradadır. Bunlar müşdərinizə çatdırmağınız lazım olan bir müqavilə, tamamlamanız lazım olan bir layihə kimi birinci dərəcədə əhəmiyyətli məsuliyyətləriniz ola bilər.
Təcili tələyə düşmək deyərkən nəyi nəzərdə tuturuq? İş yoldaşlarınıza dəstək ola bilmək məqsədiylə hazırladığınız bir hesabat və ya yoldaşınızın alver siyahısının təqibi kimi gündəlik iş axışınızda yeri olmayan, lakin başqaları üçün əsas əhəmiyyət daşıyan işlərə sərf etdiyiniz saatlar buna bir nümunə təşkil edə bilər. Vaxtınızı alan bu cür işləri düşündüyünüzdə, zaman planlamanızda ümumiyyətlə 3. deyil 2. sırada iştirak edərək sizi təcili tələyə düşürdüklərini görəcəksiniz.
Başqalarının duyğusu ilə yerinə yetirdiyiniz vəzifələr, təcili deyil lakin əhəmiyyətli olan digər işlərinizi təxirə salmanıza və gedərək daha çox laqeyd qalmağınıza səbəb olar. Şəxsi inkişaf, bəzi səlahiyyətlərin inkişaf etdirilməsi, mədəni fəaliyyətlərdə olmaq ya da yeni bacarıqlar əldə edərək özünə qazandırmaq; təcili olan işlər deyil lakin lazımlıdır.
Qərar verici mövqeyində olmanız lazım olmayan, iş axışınızda kritik olmayan işləri işçilərinizin öhdəliyinə verə bilər ya da o günkü siyahınızdan tamamilə çıxara bilərsiniz. Beləcə təcili və əhəmiyyətli işlərinizi tamamladıqdan sonra vaxtınızı fərdi inkişafınız üçün qiymətləndirə bilərsiniz. Bacarıqlarınızı inkişaf etdirmək, fərqli məşğuliyyətlər əldə etmək və iş xarici mühitlərdə özünüzü ifadə etmək; professional həyatınıza yaradıcı fikirlər və fərqli dünyagörüşləri olaraq əks olunacaq, motivasiyanızı artıracaqdır.
Özünüzə qaydalar qoyun: Ofisdəki saatlarınızı necə keçirəcəksiniz?
Buyrun sizə bir nümunə: Bu həftə iş saatlarınızda şəxsi e-mail yazışmalarınıza vaxt aparmayın. Yalnız saat əvvəllərində 5 dəqiqə elektron poçt qutunuzu yoxlayın. Etdiyiniz işə konsentrasiyanızı pozacaq hər hansı bir faktora icazə
verməyin.
Böhranlara hazırlıqlı olun: Etməniz lazım olan hər işin müddətini təyin etmək və təyin etdiyiniz müddət içərisində tamamlamaq, həmişə bir sonrakı addımınızı nəzərdə tutaraq planlı bir şəkildə hərəkət etmənizi təmin edəcək. Yenə hesabat, nəzarət, müəyyən hesabların yazılması kimi gündəlik təkrarlanan işlərinizi təyin edərək; çıxa biləcək kiçik böhranlar qarşısında heç bir şeyi gözünüzdən qaçırtmadan və ən əhəmiyyətlisi çaxnaşma etmədən problemlərin öhdəsindən gələ bilərsiniz.
Özünüzə aid olan bir zamanı paylaşmaq üçün əvvəlcə təsdiq etməniz lazımdır. Əgər o sırada həqiqətən məşgulsanız, sizdən istənən hər hansı bir şeyə vaxt ayıra bilməyəcək vəziyyətdəsənizsə bunu açıqca söyləyin və köməkçi ola biləcək kəslərdən dəstək istəyin. İşləri doğru yerlərə istiqamətləndirmək də müvəffəqiyyətli bir iş planının bir hissəsidir.
İşə stolunuzdan başlayın: Zamanınızı planlı bir şəkildə istifadə edə bilmək, bu zamanı keçirdiyiniz mühitdə də bəzi dəyişikliklər etmənizi tələb edir.
Stolunuzdakı sənəd sıxlığına bir göz atın, hansıları həqiqətən işinizə yarayır? Ofisinizdə davamlı gözünüzə ilişən çoxluqlar aradan qalxdıqca, zehininizin də boşalıb rahatladığını görəcəksiniz.
Hər gün özünüzə ayıracağınız 24 saatınız var: Bu 24 saatı ən məhsuldar şəkildə qiymətləndirmək üçün əsla etməməniz lazım olanlar:
Həftə sonları və tətillərdə də daxil olmaq üzrə, heç bir günə nə edəcəyinizi bilmədən başlamayın. İş xaricində istirahət keçirməyi planladığınız bir tam gün, qərarsızlığınız üzündən heç bir şey edə bilmədən keçib gedə bilər. Ya da bütün bir iş gününü bir yerdən bir yerə qaçaraq heç bir şeyi tamamlamadan bitirə bilərsiniz.
Bədəninizi və zehininizi istirahət etdirin. Yuxunuzu tam olaraq ala bilməməyiniz, normal şərtlərdə qısa müddətdə bitirəcəyəniz işlərə saatlar xərcləmənizə səbəb ola bilər.
İş sıxlığınız üzündən yoldaşlarınızla görüşmələrinizi ya da ailə yığıncaqlarınızı bəzən ləğv edə bilərsiniz amma bunu bir vərdiş halına gətirməyin. Yorğun saatlardan sonra dostunuzla içdiyiniz qəhvə, ağlınızı bir müddətlik ofisdən uzaqlaşdıracaq və zehininizi dinləndirəcəkdir.
"Zamanı idarə etmək" dediyinizdə, əvvəlcə sahib olduğunuz zamanı özünüzdən asılı olmayan bir şəkildə düşünməməyi öyrənməlisiniz. Zamanı idarə etmək, əslində özünüzü, işləmə şəklinizi və davranışlarınızı idarə etməkdir. Başlanğıcda müəyyən vərdişlərinizdən imtina etmək çətin olsa da, özünüzü idarə edə bildiyiniz müddətcə müvəffəqiyyətli və nümunə alınan bir idarəçi olacağınızı da unutmayın.
TƏRCÜMƏ ETDİ: KAMİLLA BAYRAMLI