Işgüzar məktublaşma çox ciddi bir məsələdir. Düzgün qurulmamış cümlə və ya gülünc yazı xətaları həmsöhbətinizi təkcə təəccübləndirməyib, həm də sizin nə qədər diqqətsiz biri olduğunuz haqqında fikir yaradacaq.
Belə hallardan uzaq olmaq üçün işgüzar yazışmanın yazılmamış qanunlarına əməl etmək lazımdır.
Orfoqrafiya və qrammatika
Məktubu göndərməmişdən qabaq onu bir də diqqətlə oxuyun. Mətnin savadlı tərtib olunmaması sizin nüfuzunuza təsir edə bilər. Bu zaman isə əsas diqqəti soyad, rəqəm və durğu işarələrinə vermək lazımdır. Məktubu ünvanladığınız şəxs başa düşməlidir ki, o mütəxəssis ilə danışır. Əgər məktubun qrammatik cəhətdən düzgün tərtib olunduğundan şübhələnirsinizsə, onda ətrafınızdakı kolleqalarınızdan məsləhət alın.
Mövzu / Başlıq
Elektron məktubun mövzu hissəsi (subject) işgüzar məktublaşmanın ən vacib elementlərindən biri hesab olunur. Başlıq əsasında məktubu alan şəxs onu oxuyub-oxumamaq haqqında qərar verir. Düzgün seçilməmiş ad məktubunuzun oxunmadan silinməsinə səbəb ola bilər. Mövzu hissəsinə “Müqavilə”, “Cədvəl” və ya “Sifariş” kimi qısa sözlər əvəzinə söhbətin nədən getdiyinə dair bir qədər ətraflı məlumat yaza bilərsiniz. Məsələn, “ABC şirkəti ilə rabitə xidməti haqqında müqavilə” və ya “31.05.2014 tarixi üzrə maliyyə hesabatı”. Lakin bu zaman da çox təfərrüata girməyin, çalışın maksimum 10 sözlə fikrinizi izah edəsiniz.
Etik qaydalar
Məktubun əvvəlində həmişə həmsöhbətinizə adı ilə müraciət edin, bu etibar təlqin edir. Ən əsası isə məktubu ünvanladığınız insanın adını səhv salmayın. Yaxşı olardı ki, dialoqun əvvəlində həmsöhbətinizi salamlayasınız və ya ətraflı cavab üçün təşəkkür edəsiniz. Əmin olun, bu onun üçün xoş olacaq.
Əgər göndərdiyiniz məktubun bir nüsxəsini həm də rəhbərliyə və ya həmkarlarınızdan birinə göndərməlisinizsə, onda həmin şəxsin məktubu digər insanlara göndərdiyinizi görüb-görməməsini yoxlamağı yadınızdan çıxarmayın. Çünki əks halda o şübhələnə bilər ki, siz ona etibar etmirsiniz və ya onun sirlərini başqaları ilə paylaşırsınız.
Şərik, həmkar və ya müştərilərinizlə vacib məsələlərin müzakirə olunduğu yazışmalarınızı heç vaxt silməyin. Bir müddətdən sonra sizdən razılıq vermədiyiniz nəyisə tələb edə bilərlər. Bu halda yazışma sizin haqlı olduğunuza dair dəlil kimi (hətta hüquqi cəhətdən də) çıxış edə bilər.
Sitat
Bir başlıq altında yazışmalar aparmayın, əks halda söhbət uzana bilər və nəsə axtarmaq lazım gəldikdə heç nə tapa bilməyəcəksiniz. Bu səbəbdən bir mövzu bitdikdə digərinə keçin. Yeni müzakirə predmeti isə yeni məktubun mövzu başlığı olacaqdır.